Must-Haves Tools voor een beginnende Virtual Assistant

Om jouw scala aan vacatures uit te breiden, moet je vertrouwd raken met veel van de veelvoorkomende toepassingen. Op deze manier zien potentiële klanten dat je een brede ervaring hebt en de vaardigheden hebt waarnaar ze op zoek zijn. Je kunt hiermee vertrouwd raken door ze te gebruiken voor persoonlijke projecten, of gewoon je onderzoek doen en de tips en trucs voor elke app leren kennen.

Hier zijn enkele top-apps waarmee je bekend moet zijn:

Google Suite dit is een enorme musthave; en als je het nog niet zelf hebt gebruikt, moet je zeker prioriteit geven aan het leren kennen van alle Google-applicaties. Google-apps zijn een gemakkelijke manier om inhoud en informatie heen en weer te delen. Ze zijn ook zo’n geweldige hulpbron die je zou moeten gebruiken voor je professionele leven.

Je kunt Google Spreadsheets gebruiken om details voor je klanten bij te houden, zoals inloggegevens, specifieke links, notities, enz. Zorg er dus voor dat je in ieder geval bekend bent met de meest voorkomende Google-apps:  (Drive, Docs, Spreadsheets, Hangouts).

WordPress als je van plan bent om met blogbeheer voor potentiele klanten te werken, is het essentieel om bekend te zijn met WordPress. Dit is het grootste blogplatform en veel klanten zullen ervaring met deze applicatie verwachten. Het kan een beetje ingewikkeld zijn, vooral als je het ontwerp of de lay-out van de site gaat bewerken. Maar als je de bloginhoud strikt plaatst, is het vrij eenvoudig te leren.

Het kost alleen tijd om er vertrouwd mee te raken, evenals de plug-ins die klanten er mogelijk op hebben aangesloten. Als je geen toegang hebt tot een WordPress-pagina om vertrouwd te raken, zijn er tal van YouTube-video’s of zelfs blogberichten die je precies kunnen uitleggen hoe je de site moet gebruiken. Vooral plug-ins gemaakt voor SEO zijn belangrijk om op te letten, zoals Yoast of RankMath. Dus als je hier nog nooit mee hebt gewerkt, maak er dan een prioriteit van.

Er zijn veel VA-sites, dus als je een blog kunt gebruiken om jezelf te onderscheiden en je bedrijf uit te breiden, dan is dat de juiste keuze!

Canva is een online designplatform waarmee je onder andere graphics kan maken voor speciale media, blogs, websites, presentaties kan voorbereiden en huisstijlen kan ontwerpen. Doordat de tool volledig online is kan je het flexibel inzetten op verschillende apparaten, zodat je altijd en overal bij je designs kan.

Je kunt kiezen uit sjablonen voor Pinterest, Twitter, nieuwsbrieven, brochures, enz. Je kunt deze sjablonen op zichzelf gebruiken of uw creativiteit gebruiken om zelf afbeeldingen te ontwerpen. Je hoeft niet alleen bekend zijn met de Canva voor klanten, maar het is ook een geweldige bron voor al je persoonlijke zaken. Vooral als je een eigen website hebt en deze promoot op sociale media, kun je prachtige afbeeldingen maken met je branding op Canva.

Apps voor productiviteit en organisatie

Een andere must-have voor VA beginners zijn apps die nuttig voor je zijn om georganiseerd te blijven en je productiviteit te verhogen. Deze zijn vooral belangrijk als je bijvoorbeeld meerdere klanten hebt, omdat je er zeker van wilt zijn dat je informatie en taken georganiseerd blijven. Hier zijn een paar aanbevelingen.

Taakbeheer-apps

Er zijn er veel, maar Trello is één van onze favorieten en is volledig gratis te gebruiken. Je kunt voor elke klant een individueel bord instellen en de ‘kaarten’ gebruiken voor taken voor elke klant, hun inloggegevens en andere belangrijke details bij te houden.

Georganiseerd blijven is de sleutel tot succes als virtual assistant, dus als je een van deze apps voor taakbeheer gebruikt, weet je zeker dat je professioneel bent en alles op één plek hebt.

Er zijn andere apps voor taakbeheer waar je ook naar kunt kijken, zoals Airtable & Monday.com. Tijdtracker als je elk uur voor klanten werkt en geen app zoals Upwork gebruikt om je tijd bij te houden, heb je een manier nodig om je uren wel bij te houden die je met klanten kunt delen.

Clockify is de app die wij gebruiken, en het werkt geweldig. Wij hebben aparte ‘werkruimten’ voor elke klant en kunnen de individuele projecten waaraan wij werken toevoegen, zodat zij precies weten waar wij ons tijd aan besteden. Je kunt jouw klanten uitnodigen om je werkplek te bekijken, zodat ze je urenstaat kunnen bekijken en de uren die je declareert op je facturen kunnen bevestigen.

Calendly is een geweldig hulpmiddel om gemakkelijk vergaderingen en afspraken te plannen. Wij maken ook gebruik van Calendly en zijn fan!

Eenvoudige afspraak- en vergaderplanning

♡Elimineer de noodzaak voor e-mail- of telefoonafspraken

♡Geweldig om meteen prospects te ontmoeten

Waarom zouden wij deze must-have tool aanbevelen aan jou?

Het is een geweldig hulpmiddel om jouw klant in staat te stellen vergaderingen met jou of hun eigen klanten te boeken, die je kunt organiseren.

Integraties? Calendly biedt verschillende integraties, waaronder Mailchimp, Slack en Zapier.

Andere vergelijkbare tools: Youcanbook.me

Social media een laatste soort bronnen die je als (beginnend) VA zou moeten hebben, zijn platforms voor sociale media. Je moet ze niet alleen kennen voor klanten, maar ze ook voor jezelf gebruiken. Dit is met name het geval als je van plan bent blogposts of freebies te plaatsen die je wilt delen.

Pinterest is een van die geweldige platforms waarmee je voor veel ogen komt en je site gezien krijgt. Je kunt de afbeeldingen maken waar we het over hadden op Canva en nuttige inhoud delen die anderen moeten weten. Lid worden van Facebook-groepen voor virtuele assistenten is ook een geweldige manier om je bedrijf uit te breiden. Je zult hoogstwaarschijnlijk geen diensten verkopen of klanten vinden in deze groep, maar je krijgt ondersteuning en nuttig advies dat je zal helpen groeien. Uiteraard kun je Facebook, Instagram en Linked-In gebruiken om over je VA-bedrijf te delen en mensen te laten weten wat je doet. Je kunt nuttige tips delen voor iedereen die mogelijk geïnteresseerd is om VA te worden, maar je kunt ook tips delen voor bedrijfseigenaren of ondernemers, die je misschien in de gaten kunnen houden.

Kortom, wij vinden social media een geweldige bron voor groeiende bedrijven en een must-have voor virtual assistants!

error: Content is protected !!